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Beglaubigungen

Beschreibung / Dienstleistung
Mit einer amtlichen Beglaubigung wird die Übereinstimmung von Abschriften, Ablichtungen, sonstigen Vervielfältigungen, Negativen, Ausdrucken elektronischer Dokumente oder elektronischer Dokumente mit dem Original bestätigt.
Unterschriften und Handzeichen auf Schriftstücken werden von Behörden beglaubigt, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer (deutschen) Behörde oder einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.

Voraussetzungen
Es können nur Dokumente beglaubigt werden, wenn:

  • die Urkunde von der Behörde selbst erstellt wurde, die die Beglaubigung vornimmt
  • wenn die Urschrift von einer (deutschen) Behörde ausgestellt wurde oder
  • wenn die Abschrift etc. zur Vorlage bei einer (deutschen) Behörde benötigt wird und
  • die Beglaubigung nicht anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist

Eine Unterschrift wird nur beglaubigt, wenn sie in Gegenwart des Behördenmitarbeiters/der Behördenmitarbeiterin geleistet wurde.

Unterlagen

  • das Originaldokument, von dem eine beglaubigte Kopie benötigt wird (siehe auch "Besonderheiten")
  • bei der Beglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen zusätzlich:
    • Nachweis der Identität (Personalausweis oder Reisepass)
    • das Schriftstück, auf dem die zu leistende Unterschrift oder das Handzeichen beglaubigt werden soll


Besonderheiten

  • Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom (Rechts-) Charakter des Originaldokuments abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhalts. Dies schließt grundsätzlich eine Beglaubigung fremdsprachiger Dokumente, in anderen als lateinischen Schriftzeichen ohne Übersetzung aus.
  • Nicht beglaubigt werden außerdem Testamente, Unterlagen über Erbrechts- und Grundstücksangelegenheiten, Grundbucheintragungen, von Gerichten gefertigte Entscheidungen, Eidesstattliche Versicherungen, Generalvollmachten, Kopien mit ausländischen Textinhalten ohne eine durch einen staatlich anerkannten Übersetzer vorgenommenen Übersetzung.
  • Wird die Beglaubigung zur Verwendung im Ausland benötigt, reicht eine "einfache" Beglaubigung regelmäßig nicht aus (siehe folgende Links).


Links

thueringen.de: Beglaubigung von Urkunden zur Vorlage im Ausland (Apostille/Legalisation)
Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden, Erteilung der Apostille, Befreiung von diesen Förmlichkeiten
Thüringer Apostillenzuständigkeitsverordnung


Hinweise

  • Abschriften und Kopien, bei denen der ursprüngliche Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist, können nicht beglaubigt werden. Ein Auszug ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.
  • Kopien von Führerscheinen, Nationalpässen, Reisepässen und Personalausweisen werden grundsätzlich nicht beglaubigt, da hier die Kopie gerade nicht an die Stelle des Originals treten darf.
  • Nicht zu verwechseln ist eine "amtliche beglaubigte Kopie" mit einer "beglaubigten Übersetzung". Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Beglaubigungs- und Apostille-Verfahren sind daher auf Übersetzungen von Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, nicht anwendbar. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass der zuständige Gerichtspräsident die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannter Sachverständiger bestätigt und dessen Unterschrift beglaubigt. Dieser amtliche Vermerk ist eine öffentliche Urkunde, für die anschließend eine Haager Apostille oder die Legalisation erteilt werden kann.
  • Maschinell unterschriebene Dokumente, z.B. Bescheide nach dem BAföG oder Bescheide anderer Sozialleistungsträger können grundsätzlich nicht beglaubigt werden, da ihnen die Echtheitsmerkmale eines Originaldokumentes regelmäßig fehlen (Unterschrift, Siegel etc.). Diese können jedoch im Einzelfall bei Bedarf auch mit Unterschrift (und Siegel) erstellt werden und könnten anschließend beglaubigt werden.


Rechtsgrundlagen
Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG)
Thüringer Verordnung zur Bestimmung der zu Beglaubigungen befugten Behörden


Gebühren
Beglaubigung von Unterschriften 8,00 €
Beglaubigung von Abschriften, Fotokopien usw.
•    die die Behörde selbst hergestellt hat je Urkunde 4,00 €
•    in anderen Fällen je Seite 0,80 €, mind. 8,00 €

Kostenfrei sind Beglaubigungen insbesondere auf Anforderung von Rentenversicherungsträgern.

Ansprechpartner

Bürgerbüro
Foyer
Telefon: 03621 222-402

Anschrift: Ekhofplatz 24, Neues Rathaus
Telefax: 03621 222-401
E-Mail: buergerbuero@gotha.de

Logo der Residenzstadt Gotha

Kontakt:

Stadtverwaltung Gotha
Sicherheits- und Ordnungsverwaltung
Telefon: 03621 222-701

Anschrift: Neues Rathaus
Ekhofplatz 24
Telefax: 03621 222-703
E-Mail: amt30@gotha.de